Liitos ilman lounaita
Sanon sen heti kärkeen. Etätyökalut, kuten Teams ovat hienoja välineitä. Ne helpottavat meidän elämäämme ja mahdollistavat yhteydenpidon tiimin jäsenten kesken, vaikka maantieteellinen sijainti ei sitä muuten mahdollistaisi. Silti suurimman osan ajasta viha-rakkaussuhteeni Teamsiä kohtaan on jumittunut vihan puolelle. Olen liian usein istunut pää tyhjänä ja tuijottanut harmaita palleroita, joiden sisällä on kaksi kirjainta ja miettinyt, että siellä se tiimini nyt on. Sama tiimi, jonka kanssa olemme erilaisissa tiimipäivissä luoneet huikeita innovaatioita ja rakentaneet yhteyttä välillä itkien, välillä nauraen. Ja nyt olemme toisillemme harmaita palloja harmaansinisellä pohjalla. Tätäkö se tiimityöskentely nykyään on?
Olen keskustellut sen verran aiheesta ihmisten kanssa, että tiedän, ettei kokemus ole vain minun. Moni kuvaa samaa sumeaa olotilaa: ihmiset ovat Teamsissä läsnä, mutta yhteys ei ole todellinen. Ikään kuin joku olisi vaihtanut elokuvateatterin IMAX-näytöksen vanhaan VHS-kasetilta katsottuun tallenteeseen. Elokuva voi olla sama, mutta kokemuksesta ei voi puhua samana päivänäkään.
Mitä asialle voisi tehdä? Nimittäin fakta on myös, että etätyö ei ole katoamassa. Se on tullut jäädäkseen. Ja hyvä niin. Se mahdollistaa joustavuutta, antaa parhaimmillaan tilaa luovuudelle sekä tarjoaa arjen ja työn tasapainottavaa balanssia. Etätyö ei ole ongelma. Tapa toteuttaa sitä on. Ehkä meidän pitäisi päivittää käsityksemme siitä, mitä yhdessä työskenteleminen tarkoittaa silloin, kun sama huone ei ole vaihtoehto. Ehkä voisimme panostaa etätapaamisiin vähintään yhtä paljon, kuin livenä tapahtuviin tiimipäiviin. Ja kenties voisimme miettiä, onko ihan jokainen Teams-tapaaminen tarpeellinen.
Kuuden kohdan korjausliike: kohtaamisen laatu ennen määrää
Tiimejä paljon tutkinut valmentaja, puhuja ja kirjailija Priya Parker kirjoittaa teoksessaan The Art of Gathering siitä, että merkityksellinen kohtaaminen ei synny automaattisesti pelkästään siitä, että joukko ihmisiä laitetaan samaan tilaan. Huolimatta siitä, onko tila fyysinen vai virtuaalinen. Kohtaaminen syntyy siitä, että tapaamiselle on selkeä tarkoitus, roolit ja rytmi. Jos jokainen Teams-palaveri on "tilannekatsaus", ei ole ihme, jos vaikutelma on yhtä elävä kuin iltapäivälehti huoltoaseman lehtitelineessä. Ja ehkä tässä piilee etätapaamisten lannistavuus: kokoonnumme, koska niin kuuluu tehdä. Emme siksi, että meillä olisi kokoontumiselle selkeä ja merkityksellinen syy. Priyaa mukaille ehdotan kuusi toimenpidettä parempiin etätapaamisiin. Kokeile edes yhtä seuraavan kerran, kun istutte ruutujen takana.
1. Selkeä tarkoitus jokaiseen kokoontumiseen
Kun tapaamisia suunnitellaan, oli kyse sitten virtuaalisesta, kasvokkain tapahtuvasta tai hybriditilanteesta, unohdetaan usein pysähtyä perusasian äärelle. Miksi ollaan ylipäätään kokoontumassa? Virtuaalinen kohtaaminen ei ehkä tunnu samalta kuin live-tilanne, mutta se voi silti olla aivan yhtä merkityksellinen. Tärkeintä on tunnistaa ryhmän tarve ja muotoilla tapaaminen sen mukaan. Älä oleta, että verkossa toimitaan samalla tavalla kuin fyysisessä tilassa, vaan kysy itseltäsi: miksi nämä ihmiset ovat yhdessä, mikä on heidän tärkein tarpeensa ja miten voin luoda kokemuksen, joka vastaa siihen?
Jos tavoitteenasi on lisätä lämpöä ja yhteishenkeä, älä sukella suoraan aiheeseen, vaan kokeile virtuaalista pelihetkeä. Jos taas haluat ratkoa ongelmia yhdessä luovasti, lähetä etukäteen ajatuksia herättävä podcast, artikkeli tai video ja selkeä agenda, jotta osallistujat voivat virittäytyä aiheeseen. Kun tarkoitus on kirkas, myös kokoontumisesta tulee mielekäs. Kanavasta riippumatta.
2. Rakenna virtuaalinen tila
Virtuaalisissa tapaamisissa unohtuu helposti yksi tärkeä tekijä: tila. Fyysiset ympäristöt ohjaavat meitä huomaamattomasti. Ne kertovat, millaista vuorovaikutusta odotetaan. Juhlasali, tunnelmallinen ravintola tai luokassa kehään asetellut tuolit viestivät kaikki omalla tavallaan. Verkossa tällaista luontaista kontekstia ei ole. Siksi virtuaaliset kokoontumiset saattavat tuntua latteilta tai etäisiltä.
Tätä voi kuitenkin muuttaa pienillä valinnoilla. Sen sijaan, että istutaan valkoisen seinän edessä, voidaan pyytää osallistujia valitsemaan kameran taakse paikan, joka merkitsee heille jotain tai tuo väriä ja eloa yhteiseen näkymään. Kun jokainen osallistuja tuo palan omaa ympäristöään mukaan tapaamiseen, virtuaalinen tila alkaa rakentua yhteiseksi. Samalla myös yhteys muihin osallistujiin vahvistuu.
3. Älä ohjaa, vaan emännöi (tai isännöi)
Jokaiselle kokoontumiselle, oli se pieni tai massiivinen, tarvitaan selkeä järjestäjä; kokouksen oma emäntä tai isäntä. Hyvä emäntä ei vain avaa tilaisuutta, vaan luo turvallisen rakenteen ja kirkastaa yhteisen tavoitteen. Verkossa tämä korostuu entisestään, koska vuorovaikutus on luonnostaan hieman kankeampaa. Emännän tehtävä on auttaa osallistujia löytämään syy olla yhdessä. Ja varmistaa, että jokainen kokee kuuluvansa mukaan.
Välillä vahva yhteyden tunne syntyy yllättävän epämuodollisista eleistä. Erään suuren poliittisen etäkonferenssin isäntä pyysi kymmeniä tuhansia osallistujia huutamaan yhtä aikaa. Ele oli radikaali, mutta se teki selväksi tilaisuuden tarkoituksen: täällä ollaan yhdessä, eikä kukaan ole yksin. Hyvä emäntä tai isäntä uskaltaa olla sekä jämäkkä että inhimillinen. Juuri siitä syntyy yhteinen kokemus.
4. Luo toistuva aloitusrituaali
Etätapaamisissa yhteys ei synny itsestään, mutta sitä voidaan vahvistaa tarkoituksellisilla, pienillä rituaaleilla. Yhteinen ja toistuva tapa aloittaa tapaaminen auttaa ihmisiä saapumaan henkisesti paikalle ja muistuttaa, keitä on mukana ja miksi. Sen sijaan, että hypätään heti agendaan, voidaan pyytää aluksi jokaista kertomaan yhdellä lauseella, mitä tulevalta palaverilta odottaa. Tämä liittää osallistujat tapaamisen aiheeseen. Voidaan myös aloittaa esittelemällä muki, josta sillä hetkellä juo kahvia tai pyytää jokaista jakamaan pieni esine työpisteeltään ja sen merkitys. Tällaiset eleet luovat lämpöä ja ihmisten välistä näkyvyyttä, vaikka välimatkaa olisi tuhansia kilometrejä.
Myös chat voi toimia yhteyden rakentajana, etenkin suurissa ryhmissä. Yksinkertaiset mutta tarkoitukselliset kysymykset, kuten mitä kukin näkee ikkunastaan tai mikä ääni ympärillä juuri nyt kuuluu, avaavat yllättäviä näkökulmia toisten hetkeen ja paikkaan. Kun aloitusrituaali on selkeä ja emäntä tai isäntä pitää sen sopivan rytmikkäänä, kokouksesta tulee paitsi tehokas myös aidosti yhteinen ja läsnäoleva.
5. Tuo kahvijonot takaisin
Virtuaalitilaisuuksissa yleisö saattaa helposti jäädä nimettömäksi joukoksi, jossa kukaan ei tunnu tuntevan ketään. Silti juuri yhteisöllisyys usein tekee tapaamisesta innostavan ja merkityksellisen. Creative Mornings on vuonna 2008 perustettu ilmainen kuukausittainen aamiaisluentosarja ja designsalonki, joka on suunniteltu luoville yhteisöille. Tapahtuman järjestäjät havaitsivat yhteisöllisyyden katoamisen kivuliaasti, kun pandemian myötä heidän energiset aamukohtaamisensa siirrettiin verkkoon ja tunnelma latistui. Tätä pohtiessaan he oivalsivat, että yksi tärkeimmistä yhteyttä luovista hetkistä livetapaamisissa oli tapahtunut ennen itse ohjelmaa: kahvijonossa.
Siksi he loivat virtuaalisen kahvijonon. Ennen varsinaista ohjelmaa osallistujat jaetaan muutamaksi minuutiksi pieniin breakout-huoneisiin juttelemaan vapaasti. Tämä yksinkertainen ele luo lämpöä ja tutustuttaa osallistujat toisiinsa. Se saa aikaan sellaista arjen kohtaamista, jota jää helposti kaipaamaan ruudun takana. Kun osallistujat saavat ensin kohdata toisensa ihmisinä, myös itse tilaisuudesta tulee elävämpi ja yhteisöllisempi.
6. Rytmitä tapaamiset vaihtamalla tilaa tai näkökulmaa
Monet etätapaamiset tuntuvat valuvan eteenpäin yhtenä tasaisena virtana, jossa alku, keskikohta ja loppu sulautuvat toisiinsa. Livetapaamisissa tapahtuva ympäristön muuttuminen, kuten konferenssissa huoneen vaihtaminen sessioiden välillä, auttaa meitä hahmottamaan ja muistamaan tilanteen eri osat paremmin. Sama ajatus toimii myös virtuaalimaailmassa. Kun vaihdamme ympärillämme olevaa näkymää, myös mieli vaihtaa tilaa.
Voit kokeilla pientä mutta mahdollisesti merkittävää muutosta. Pyydä osallistujia siirtymään eri paikkaan koti- tai työtilassaan kokouksen seuraavaksi osaksi tai vain säätämään kamerakulmaa hieman. Lisää väliin lyhyt venyttelyhetki. Näin rytmität tapaamista ja autat ihmisiä muistamaan sen sisällön. Samalla tuet osallistujien fyysistä hyvinvointia.
Lopuksi
Virtuaalitapaaminen perustuu teknologiaan, mutta hyvä virtuaalitapaaminen huomio ihmisen teknologian takana. Pienillä teoilla syntyy yhteys, joka kantaa myös ruudun yli. Kun ihminen tulee nähdyksi ja kuulluksi, myös etäkohtaaminen voi olla merkityksellinen. Etätyö ei itsessään ole harmaata. Se muuttuu harmaaksi, jos unohdamme, että tiimit koostuvat ihmisistä. Ja ihmiset kaipaavat nähdyksi tulemista, rytmiä ja yhteistä tarinaa. Myös siellä, missä ruutu rajaa maailman 27 tuuman kokoiseksi. Kun johtajana huomioit tämän, Teams-pallot muuttuvat jälleen eläviksi, tunteviksi ja kokeviksi ihmisiksi.
Jooel Niittynen
Rakastan hetkiä, joissa syntyy oivallus ja yhteys toiseen ihmiseen – niissä piilee kasvun voima. Uskon, että pienet askeleet ja arjen valinnat voivat muuttaa paljon enemmän kuin arvaammekaan.
