Parempi hyvin haukuttu kuin huonosti kehuttu
Istuimme iltaa esihenkilöporukalla koulutuspäivän jälkeen. Hyvistä yrityksistä huolimatta keskustelu ajautui taas työasioihin. Iltojen tarkoitushan olisi pitää juttelu kepeänä ja mahdollisimman kaukana duunista, mutta näin siinä aina lopulta kävi. Hetken rupattelun jälkeen puhe siirtyi henkilöstöjohtamiseen.
Oli se aika keväästä, jolloin monissa organisaatioissa oli juuri kerätty henkilöstöpalautetta sähköisillä kyselyillä. Alustasta riippumatta samat asiat nousivat esiin vuodesta toiseen: sisäinen viestintä ja palautteen antaminen. Kumpaakaan ei tuntunut olevan tarpeeksi, ja molemmat olivat vuodesta toiseen heikoimmin arvioitujen asioiden joukossa, vaikka mitä toimenpiteitä esihenkilöt ja johto kokeilivat. Tieto ei kulje – eikä palautetta anneta.
Silloin yksi kollegani tokaisi lakonisesti: ”Pitäisi tasaisin väliajoin puhua suu puhtaaksi ja katsoa auttaisiko se.” Naurahdimme, mutta kommentti toi mieleeni vanhan eteläpohjalaisen sanonnan: ”Parempi hyvin haukuttu kuin huonosti kehuttu.” Voisiko se olla totta? Olisiko suora palaute – vaikka se ei olisi aina pään silittämistä – parempaa kuin liian vähäinen tai väkinäinen kahvipöytäkiittely? Kaipaavatko ihmiset todella pelkkää egon buustausta vai aitoa, kehittävää palautetta, vaikka se ei olisi aina positiivista?
Mitä palaute on?
Tämä johti minut pohtimaan kysymystä, mitä palaute oikeastaan on? Filosofian tohtori Kimmo Svinhufvud on määritellyt asian näin: ”Palaute on toisen henkilön suorituksen, työn tai käytöksen kommentoimista, jonka tavoitteena on suorituksen parantaminen ja tuon henkilön kehittyminen. Pelkkä toisen toiminnan kommentointi tai arviointi, arvostelusta puhumattakaan, ei siis vielä ole palautetta.”
Sosiaalisen median jatkuvat tykkäykset, pikaiset ”hyvin sä vedät” -heitot tai kasvottomat moitteet ovat hämärtäneet käsitystämme palautteesta. Ne voivat muokata ilmapiiriä, mutta eivät vastaa tarpeeseen saada todellista palautetta työstä. Avainasemassa on tavoite: palautteen tarkoitus on auttaa parantamaan suoritusta ja kehittymään.
Se vaatii aikaa ja paneutumista. Siksi palautteen ei pitäisi olla vain esihenkilön vastuulla, vaan koko työyhteisön yhteinen tehtävä. Johtajan rooli on kuitenkin ratkaiseva kulttuurin luomisessa ja sen ylläpitämisessä.
Jos palautekulttuuria halutaan aidosti kehittää, sille pitää varata aikaa ja resursseja – kaikilla tasoilla. Työntekijöiden kesken, työntekijöiden ja esihenkilöiden välillä, esihenkilöiden kesken sekä johdon ja koko organisaation välillä. Vain näin voidaan rakentaa jotain pysyvää.
Tuumasta toimeen
Palautekulttuuri ei synny itsestään – sitä pitää harjoitella. Yksi toimiva keino on järjestää palautekeskusteluja, joissa pysähdytään sen äärelle, mitä halutaan vahvistaa ja mitä kehittää. Näissä keskusteluissa on aina kaksi puolta: itse asia ja se, miten palaute annetaan. Molemmat ratkaisevat sen, miltä palaute tuntuu ja millaisiin tuloksiin se johtaa.
Muistan erään tiimitapaamisen, jossa nuorempi työntekijä esitteli ensimmäistä kertaa ideansa koko porukan edessä. Esihenkilö reagoi hienosti: ”Tässä ideassa on paljon potentiaalia. Erityisesti se, miten huomioit asiakkaan näkökulman. Jatka tuota linjaa.” Työntekijä suorastaan syttyi ja ideaa kehitettiin pitkälle yhdessä. Lopulta sen pohjalta rakennettiin koko organisaation kannalta merkittävä projekti. Tämä oli kannustavaa palautetta parhaimmillaan: se kertoi, mikä toimii ja miksi sitä kannattaa jatkaa. Se myös rohkaisee.
Toisessa tilanteessa kollegani huomasi, että olin kiireessä jättänyt raportista tärkeän yksityiskohdan pois. Hän ei vain todennut ”tässä on virhe”, vaan sanoi: ”Huomasin, että tämä kohta jäi uupumaan. Jos sen lisää, kokonaisuus pysyy selkeänä ja ihmiset ymmärtävät helpommin, mistä on kyse.” Tässä oli kaikki korjaavan palautteen perusainekset: havainto, muutostoive ja perustelu.
Kulttuuria kehittämässä
Hyvä palaute ei synny puolihuolimattomasti. Se vaatii aikaa ja tahtoa auttaa toista kehittymään. Konkreettisuus on tärkeää, mutta yhtä tärkeää on sävy: palautteen tulisi vahvistaa psykologista turvallisuutta. Turvallisessa ilmapiirissä palaute tuntuu kutsulta kasvaa, ei uhkalta.
Palautekulttuuri ei kuitenkaan saa jäädä yksittäisiksi välähdyksiksi. Se tarvitsee aikaa, resursseja ja ennen kaikkea juurtumista organisaation dna:han. Ei riitä, että palautekeskusteluista tulee uusi vuosittainen lomakeharjoitus, joka hoidetaan väkinäisesti pois alta, jotta saadaan HR pidettyä tyytyväisenä.
Palaute tulisi aina kytkeä sekä organisaation tavoitteisiin ja strategiaan että siihen, millainen kulttuuri tiimissä vallitsee. Arvot voivat näyttää paperilla selkeiltä, mutta todellinen merkitys mitataan arjen tekemisessä. Kulttuuri tarjoaa parhaan lähtökohdan tavoitteille.
Jos strategia on kartta, kulttuuri on se, millä hengellä matkaa kuljetaan. Kartta voi olla kuinka tarkka tahansa, mutta jos kulkijat eivät luota toisiinsa, matka ei etene. Siksi kulttuuriin panostaminen on aina tärkeämpää kuin täydellinen strategia. Hyvä strategia ilman toimivaa kulttuuria jää helposti hyllyyn – mutta vahva kulttuuri kantaa myös silloin, kun strategiaa vielä hiotaan.
Lopuksi
Palautteen antaminen ei ole yksittäinen teko tai rasti kalenterissa, vaan osa sitä kudosta, josta organisaatiokulttuuri rakentuu. Hyvä palaute tekee näkyväksi sen, mikä toimii, ja rohkaisee kokeilemaan uutta. Korjaava palaute puolestaan auttaa suuntaamaan toimintaa oikeaan asentoon ja pitää yhteisen matkan raiteillaan.
Kun palaute sidotaan osaksi arkea ja kulttuuria, siitä tulee luontevaa – vähän kuin hengittäminen. Tavoitteena ei ole täydelliset keskustelut, vaan jatkuva oppiminen ja yhdessä kehittyminen.
Palautekulttuuri on organisaation todellinen kilpailuetu. Hyvä strategia voi antaa suunnan, mutta vain yhdessä rakennettu ja luottamusta vahvistava kulttuuri vie perille. Ehkä seuraavan kerran, kun mietit, pitäisikö antaa palaute vai jättää se sanomatta, muistat tuon vanhan eteläpohjalaisen viisauden: parempi hyvin haukuttu kuin huonosti kehuttu.
Huoneentaulu
1. Varaa aikaa keskusteluille
2. Ole läsnä ja helposti lähestyttävä
3. Myönnä omat virheesi
4. Muista, että ihminen ei ole resurssi
5. Luo positiivinen kierre: sopikaa yhdessä palautteen säännöt ja sitoutukaa niihin
Kysymyksiä pohdittavaksi tiimin kanssa
1. Mitä sanalla palaute tarkoitetaan?
2. Miten palaute annetaan hyvin?
3. Miten palaute otetaan vastaan?
4. Onko selvää, mistä asioista palautetta saa antaa?
5. Onko palautekeskustelu luontevaa ja arkipäiväistä meidän tiimissä?
6. Antavatko kaikki palautetta kaikille?
7. Onko palautekäytännöistä sovittu yhdessä?
8. Mitä kanavia palautteen antamiseen käytetään?
9. Miten ylin johto saa palautetta?
10. Kuinka ylin johto käsittelee saamansa palautteen?
Jooel Niittynen
Rakastan hetkiä, joissa syntyy oivallus ja yhteys toiseen ihmiseen – niissä piilee kasvun voima. Uskon, että pienet askeleet ja arjen valinnat voivat muuttaa paljon enemmän kuin arvaammekaan.
